DMS: Document Management System

Sistem za upravljanje dokumentima (Document Management System - DMS) kontroliše životni ciklus dokumenata u organizacijama - način na koji su kreirani, ispravljeni, publicirani, raspoloživi i čitani. Iako „upravljanje“ implicira kontrolu od vrha prema dnu organizacije, efikasni DMS bi trebao reflektirati poslovnu kulturu ljudi i organizacije koja ga koristi. Aplikacijski sistem koji se koristi za uspostavu DMS mora biti fleksibilan, osiguravajući striktnu kontrolu životnog ciklusa dokumenta, te provodjenje propisane poslovne politike i kulture. Realizacija trivijalnih slučajeva kontrole nad dokumentacijom također je poželjna osobina DMS- a ali samo uz preduslov definiranja poslovne politike za takve slučajeve.

Dobro dizajniran DMS promoviše lagano pretraživanje i dijeljenje informacija, te logički organizuje i standardizuje prezentaciju sadržaja na nivou cijele organizacije. DMS promoviše bazu znanja i strukturu informacija. Pomaže organizacijama usklađivanje u zakonskoj odgovornosti.  Osigurava funkcionalnosti u svakoj fazi životnog ciklusa dokumenta, od kreiranja dokumenta iz predloška do uređivanja njegovog sadržaja, ispravljanja, publiciranja, provjere, revizije  i konačno brisanja ili arhiviranja.